IMPLANTACIÓN
DE SISTEMAS DE
CALIDAD
Cada día
más clientes
tienen en cuenta las consideraciones de la calidad. Desean saber
desde el comienzo si la empresa puede satisfacer sus necesidades.
Estar Certificado con arreglo a un Sistema de Gestión de la
Calidad demuestra el compromiso de la empresa con la calidad y se
preocupa por la satisfacción del cliente.
Cada organización está sometida a ciertos
procesos que
son determinantes en cuanto a las posibilidades de conseguir los
objetivos estratégicos. Los beneficios de una
organización dependen de su capacidad para descubrir puntos
fuertes,
débiles y oportunidades de mejora.
Procesos
bajo control
Un Sistema de Gestión de la Calidad implementado y
documentado
permitirá el cumplimiento de los siguientes objetivos:
-
Aumento de la eficiencia de la empresa
y reducción al mínimo del riesgo de no cumplir
con las obligaciones contraídas con el cliente.
-
Posibilidad de medir la eficacia de su sistema según normas
industriales internacionales a través de la
certificación de terceros.
-
Establecimiento de los cimientos necesarios para mejorar.
El
cliente es lo primero
Trabajar
con arreglo a un Sistema de Gestión de la Calidad permite a
las organizaciones convertirse en más eficientes y
efectivas.
Asimismo, mejora la responsabilidad,
motivación y compromiso
del personal. Por otro lado, se está convirtiendo cada vez
más
en una condición necesaria para la contratación
que el
Sistema de Gestión de la Calidad esté
certificado. El
certificado demuestra a los clientes que la empresa posee los
sistemas necesarios para poder cumplir con las obligaciones que asume
frente a ellos.
¿Bajo
qué normas pueden otorgarse certificaciones?
Para
emprender el camino hacia la certificación, lo
más
aconsejable es comenzar obteniendo la mayor información
posible sobre la norma internacional de gestión de la
calidad
ISO 9001: 2000, aplicable a cualquier empresa del sector industrial o
de servicios.
Pasos
para conseguir la Certificación
-
Conseguir la norma. Conseguir
la norma y leerla para familiarizarse con los requisitos. Determinar
después si tiene sentido que la empresa obtenga la
certificación bajo esta norma.
-
Revisar
la bibliografía.
Existe gran cantidad de información publicada que ayuda a
entender la norma y a saber cómo implantarla correctamente.
-
Formar
un equipo y definir su estrategia. La
adopción de un sistema de gestión debe ser una
decisión estratégica que implique a toda la
organización. Es esencial que la Dirección de la
empresa esté involucrada en el proceso de
certificación ya que en sus manos está el decidir
la estrategia de negocio que un sistema de gestión eficiente
deberá sostener. Además usted
necesitará de un equipo dedicado a desarrollar e implantar
el sistema de gestión.
-
Determinar
las necesidades de formación. Los
miembros del equipo responsable de implantar y mantener el sistema de
gestión deben conocer todos los detalles de la norma
aplicable. Existe una amplia gama de cursos, talleres y seminarios
destinados a satisfacer esas necesidades.
-
Valorar
la colaboración de un consultor. Los
consultores independientes pueden ayudar a definir una estrategia de
implantación que sea factible, realista y
económica.
-
Elaborar
un manual del sistema de gestión. Un
manual del sistema de gestión debe describir las
políticas y las operaciones de la empresa. A
través del manual, se ofrecerá una
descripción exacta de la organización y la mejor
práctica adoptada para satisfacer las expectativas de los
clientes de forma consecuente.
-
Elaborar
procedimientos. Los
procedimientos describen los procesos de la organización y
la práctica apropiada para lograr el éxito en el
objetivo de estos procesos. Los procedimientos deben responder a las
siguientes preguntas sobre cada uno de los procesos:
-
Implantar
el sistema de gestión. La
comunicación y la formación son dos factores
clave para una correcta implantación de la norma. Durante la
fase de implantación, la empresa estará
trabajando según los procedimientos desarrollados para
documentar y demostrar la eficacia del sistema de gestión.
-
Considerar
la posibilidad de una preauditoría. Existe
la posibilidad de optar por una evaluación preliminar de la
implementación del sistema de gestión por parte
de un organismo de certificación. Su propósito es
detectar áreas de no-conformidad y permitir corregir esas
áreas antes de comenzar el proceso de
certificación. Decir que un área presenta una
no-conformidad, significa que cierta parte del sistema de
gestión no cumple con los requisitos de la norma.
-
Seleccione
la entidad de certificación. El
vínculo con la entidad de certificación se
mantendrá durante años en tanto que la
certificación requiere de un mantenimiento
periódico.
Certificación
Acreditada
¿Qué
es la acreditación?
La acreditación verifica la competencia del organismo de
certificación. Una autoridad acreditadora evalúa
si el
organismo de certificación cumple los criterios de
acreditación. Ello tiene el propósito de
verificar que
el organismo de certificación cumple los requisitos
vigentes.
Es el modo cómo las autoridades auditan a los auditores.
¿Qué
es la certificación acreditada por una tercera parte
independiente?
La certificación acreditada de los sistemas de
gestión se
utiliza para demostrar el cumplimiento de una norma y sus requisitos.
Los organismos de certificación (terceras partes
independientes) prestan servicios de auditoría a las
empresas
que desean obtener certificación en virtud de normas
específicas.
¿Cómo
se certifica?
Teniendo
en cuenta que cualquier sistema de gestión está
sujeto
a cambios permanentes, un buen sistema de gestión es
aquél
que está sometido a mejora continua. De ahí que
la
certificación acreditada consista en dos etapas: la
certificación incial
y el mantenimiento
del certificado
Certificación
Inicial
Preparación
de la auditoría:
Para
confeccionar la auditoría es necesario saber qué
es lo
importante en la organización. Es necesario tener un
conocimiento claro de la estrategia del negocio y de las condiciones
que inciden a la hora de conseguir lo que dicha estrategia se
propone. Es por esta razón que se identifican de 3 a 5
áreas
de interés. Dichas áreas se relacionan con el
sistema
de gestión para que puedan mostrar los riesgos u
oportunidades
que son de mayor relevancia para la empresa. Las áreas son
identificadas conjuntamente, y, los auditores pueden, en un momento
dado, ayudar a la hora de sugerir áreas de
interés. Es
ésta una tarea a realizar con la Dirección.
Revisión
de la documentación
Llegado
a este
punto el auditor jefe evalúa el manual del sistema de
gestión.
El informe de la revisión de la documentación
resume
los hallazgos de este proceso. El informe indica si la empresa
está
lista para proceder a la auditoría de
certificación. La
revisión de la documentacón puede ser llevada a
cabo
con anterioridad o bien durante la visita inicial.
Visita
inicial:
Antes
de la
auditoria de certificación, se realiza una visita preliminar
a
la empresa. Dicha visita puede combinarse con la revisión de
la documentación. El propósito de la visita
inicial es
doble:
-
Verificar el grado de
preparación de cara la auditoría de
certificación, revisar el manual, comprobar los
procedimientos, visitar las instalaciones y revisar brevemente la
implementación del sistema de gestión.
-
Examinar los objetivos de negocio y
acordar de 3 a 5 áreas de interés sobre las que
concentrar la auditoría.
En
base a los puntos anteriores, se acuerdan el alcance y el programa de
auditoría.
Auditoría
de certificación
La
auditoría consiste en entrevistas informales, se realizan
verificaciones y se observa del sistema en funcionamiento. Durante
este proceso, se evalúa el grado de cumplimiento del sistema
de gestión respecto a los requisitos de la norma escogida y
el rendimiento dentro de las áreas de interés
identificadas. Cuando se ha verificado el correcto cumplimiento con
la norma, el organismo de certificación emite el
certificado. Los hallazgos relacionados con las áreas de
interés son comentados durante la reunión final
de la
auditoría y se reportan en el correspondiente informe de la
auditoría.
Mantenimiento
del certificado
Auditorías
periódicas
Cada
certificado emitido tiene una validez de tres años. Al
otorgar
la certificación, se establece un programa de
auditorías
periódicas para la realización de
auditorías
regulares durante el período de tres años. Estas
auditorías confirman que la empresa cumple en todo momento
con
los requisitos específicos de la norma a la vez que se
revisa
el rendimiento de las áreas de interés. Es
obligatoria
una auditoría por año, como mínimo.
Auditoría
de recertificación
Pasados
los tres años, se renovará la
certificación
mediante una auditoría de recertificación.